La solución de gestión documental de Global BTech permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos.

Incluye herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios, espacio de almacenamiento para cada uno de ellos, seguridad a nivel de documento, un completo log de actividades sobre todos y cada uno de los documentos y desde luego la configuración de tareas automáticas.

La solución de gestión documental Global BTech ofrece diversos módulos que pueden adaptarse a las necesidades de nuestros socios de negocios.

Gestión electrónica de documentos

Gestión electrónica de documentos.

Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante en la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y conservar los documentos como evidencia de sus actos.

Record management

Record management

La Gestión de registros es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el matenimiento, el uso y la disposición de documentos; incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

Workflows

Flujos de trabajo (Workflows)

El software de gestión documental de Global BTech, incorpora un motor de workflow para la definición y la reutilización de la lógica de negocio (procesos procedimientos, políticas, autorizaciones, notificaciones, etc), simplificando los procesos y ayudando a la organización en una mejor coordinación.

Al vincular los procesos con la creación de contenidos, el software de gestión de documentos permite compartir la información transaccionalmente y responder rápidamente a los nuevos requisitos empresariales.

Automatización de tareas

Automatización de tareas

Dado un evento específico, puede aplicar reglas de validación y ciertas acciones se realizan sobre los documentos sin intervención humana. Por ejemplo: Captura de metadatos (datos clave de un documento), clasificación de documentos, ejecución automática de un workflow, firma electrónica, etc.

Algunas ventajas de automatizar tareas en procesos documentales: Incrementar la productividad / Mucho mayor eficiencia, mejorar la calidad ya que eliminamos el riesgo de error humano, obtener un elevado grado de precisión en cada tarea, reducción de costos operativos entre otros, etc.

 

 

Integración

Integración con otras aplicaciones

El software de gestión documental de Global BTech, proporciona una plataforma interoperable para sacar provecho a través de las aplicaciones y los repositorios que hoy en día pudiera utilizar la organización. El gestor de documentos ha sido creado con este objetivo en mente y proporcionar diversas formas de integración.